一般單一型內(nèi)部控制計劃的制定主要有三種規(guī)劃思路：按部門劃分、按項(xiàng)目劃分以及按流程劃分。由于ERP系統(tǒng)本身采用流程導(dǎo)向的設(shè)計理念，因此基于流程進(jìn)行內(nèi)部控制規(guī)劃更符合其系統(tǒng)特性，也具有更強(qiáng)的實(shí)踐性。已有學(xué)者通過研究證實(shí)，依據(jù)ERP商業(yè)周期流程來設(shè)計相應(yīng)的內(nèi)部控制計劃具備可行性。需要強(qiáng)調(diào)的是，流程導(dǎo)向的內(nèi)部控制規(guī)劃必須建立在清晰、合理的業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)之上。因此，企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)的過程中，對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)梳理和細(xì)化優(yōu)化至關(guān)重要。
圍繞業(yè)務(wù)流程，企業(yè)的財務(wù)和審計人員需與業(yè)務(wù)人員緊密協(xié)作，共同分析在信息技術(shù)環(huán)境下，企業(yè)在訂單處理、采購、庫存管理、生產(chǎn)計劃、制造執(zhí)行、質(zhì)量控制、物流配送及人力資源管理等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程、管理流程與信息流程所呈現(xiàn)的新特征，并據(jù)此制定相應(yīng)的內(nèi)部控制規(guī)則。在具體規(guī)劃過程中，首先應(yīng)明確業(yè)務(wù)流程中各項(xiàng)作業(yè)活動之間的邏輯關(guān)系與相互銜接；其次，為每項(xiàng)作業(yè)制定明確的操作規(guī)范與評價指標(biāo)；第三，界定各任務(wù)單元之間的組合關(guān)系，并為每項(xiàng)任務(wù)設(shè)定清晰的標(biāo)準(zhǔn)和要求。
最終，任務(wù)目標(biāo)的設(shè)定應(yīng)包含定量與定性指標(biāo)；隨后，將每項(xiàng)任務(wù)明確分配給負(fù)責(zé)執(zhí)行的具體人員或功能模塊，并將上述定量與定性指標(biāo)作為其績效評估的依據(jù)。與此同時，由于任務(wù)最終需由組織單元實(shí)施，過程中涉及權(quán)責(zé)的明確劃分，從而使流程規(guī)劃與組織架構(gòu)設(shè)計實(shí)現(xiàn)了有效結(jié)合。此外，在業(yè)務(wù)流程的實(shí)施中，往往還需統(tǒng)籌多個內(nèi)部控制項(xiàng)目，因此能夠?qū)崿F(xiàn)組織、項(xiàng)目與流程三者的有機(jī)整合。
在ERP項(xiàng)目實(shí)施的需求分析與系統(tǒng)開發(fā)階段，企業(yè)需重視與開發(fā)團(tuán)隊(duì)之間的充分溝通。在通過前兩個階段明確內(nèi)部控制框架及方案后，企業(yè)應(yīng)在正式啟動ERP項(xiàng)目時，向供應(yīng)商的IT人員清晰、準(zhǔn)確地闡述其內(nèi)部控制的設(shè)計目標(biāo)與具體規(guī)劃。不同企業(yè)在管理流程和商業(yè)周期方面存在顯著差異，因此幾乎沒有任何企業(yè)能夠直接采用ERP供應(yīng)商提供的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)而不作任何定制化調(diào)整。
在引入ERP系統(tǒng)初期，企業(yè)需進(jìn)行全面需求分析，并與供應(yīng)商充分溝通，確保將自身的具體需求有效融入系統(tǒng)設(shè)計中。在此過程中，企業(yè)還應(yīng)將既定的內(nèi)部控制方案整合至ERP系統(tǒng)內(nèi)。因此，在項(xiàng)目啟動階段，企業(yè)須依據(jù)內(nèi)部控制藍(lán)圖，與供應(yīng)商深入溝通，明確界定在戰(zhàn)略層面的控制范圍、控制程序及控制方法。同時，ERP供應(yīng)商也需高度重視與用戶的持續(xù)對接與協(xié)作，在領(lǐng)導(dǎo)決策、管理執(zhí)行和業(yè)務(wù)操作三個層級開展充分溝通與培訓(xùn)，以推動雙方在概念和理解上達(dá)成一致。盡管如此，將ERP系統(tǒng)中的內(nèi)部控制機(jī)制具體落實(shí)仍是一項(xiàng)復(fù)雜且需細(xì)致推進(jìn)的工作。
除了向供應(yīng)商的IT人員詳細(xì)說明流程和業(yè)務(wù)需求，以便將部分內(nèi)部控制措施嵌入系統(tǒng)之外，企業(yè)還需認(rèn)真聽取技術(shù)團(tuán)隊(duì)的建議，明確哪些內(nèi)部控制功能不能完全依賴計算機(jī)信息系統(tǒng)，而仍需以傳統(tǒng)方式執(zhí)行。換言之，必須認(rèn)識到ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制系統(tǒng)本質(zhì)上是一個人機(jī)協(xié)同的系統(tǒng)。只有通過供需雙方的深入溝通與共同努力，才能構(gòu)建起完整且有效的ERP內(nèi)控機(jī)制。
在建立ERP內(nèi)部控制系統(tǒng)時，應(yīng)從核心模塊入手，逐步擴(kuò)展并最終在ERP實(shí)施階段實(shí)現(xiàn)全面集成。建議以財務(wù)模塊作為起點(diǎn)，逐步推進(jìn)內(nèi)部控制體系的整合。由于財務(wù)模塊在ERP系統(tǒng)中具有重要地位，甚至可將其視為整個系統(tǒng)的核心，因此優(yōu)先在財務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)施關(guān)鍵內(nèi)部控制措施較為合理。此外，財務(wù)與各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動緊密關(guān)聯(lián)，任何業(yè)務(wù)操作的發(fā)生都會實(shí)時反映在財務(wù)信息中，這使得從財務(wù)角度對業(yè)務(wù)成本與費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)控和管理變得更為可行和高效，從而支撐內(nèi)控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
