項目啟動會后，需盡快確定項目集中辦公場所。無論是外部顧問、甲方關(guān)鍵用戶還是信息部成員，均應(yīng)集中在同一場地辦公，避免分組在不同房間，以確保溝通順暢、協(xié)作高效。
關(guān)鍵用戶應(yīng)陸續(xù)到位并常駐項目組。關(guān)鍵用戶不存在“兼職”概念，每位入選者都需具備高度的責(zé)任意識，其參與項目工作并非脫離原部門職責(zé)，而是承擔(dān)更重要的跨職能角色。事實上，關(guān)鍵用戶往往成為公司未來業(yè)務(wù)發(fā)展的核心人才，其地位與影響力通常高于原部門同級人員。相關(guān)內(nèi)容本公眾號其他文章已有闡述，在此不再展開。
關(guān)于辦公地點選擇（如運營中心或工廠附近），需按模塊綜合考慮。項目前期，顧問將帶領(lǐng)各模塊關(guān)鍵用戶及IT人員深入業(yè)務(wù)部門調(diào)研需求。通常，除生產(chǎn)、庫存模塊與工廠關(guān)聯(lián)緊密外，銷售、采購、財務(wù)等模塊多在運營中心開展業(yè)務(wù)。因此，盡管全體成員集中辦公，各模塊仍可能根據(jù)工作需要頻繁外出對接。
辦公區(qū)需配備2–3間會議室，可與其他部門共用，但項目組應(yīng)享有較高使用優(yōu)先級。會議室應(yīng)配備投影儀、網(wǎng)絡(luò)電話、白板、穩(wěn)定網(wǎng)絡(luò)（有線/無線）等基本設(shè)施，此處不再贅述。
除辦公場地外，硬件資源也須按時就位。項目初期需部署一套演示用SAP系統(tǒng)（通常采用IDES版本）用于標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)。后續(xù)如配置、開發(fā)、測試等系統(tǒng)環(huán)境也應(yīng)逐步搭建完成（配置與開發(fā)環(huán)境常通過不同Client在同一服務(wù)器上部署）。最遲在藍(lán)圖匯報結(jié)束時，所有非生產(chǎn)環(huán)境必須準(zhǔn)備就緒，以免影響項目進(jìn)度。生產(chǎn)環(huán)境可在集成測試階段再行部署，以支持后續(xù)的配置傳輸、程序更新及數(shù)據(jù)導(dǎo)入等工作。
除SAP服務(wù)器外，關(guān)鍵用戶與內(nèi)部顧問所需辦公電腦、相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等也應(yīng)及時到位。建議為顧問配備筆記本電腦，以支持項目期間頻繁的會議與移動辦公需求。
以上為一般性建議，下面結(jié)合筆者曾參與的一個項目，分享在辦公場所與硬件方面的實際經(jīng)驗與教訓(xùn)：
1. 辦公場所遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)部門
項目辦公地點雖與各業(yè)務(wù)部門僅相距數(shù)百米至一公里，但因不屬于同一建筑，往來十分不便。公司未專門安排獨立辦公區(qū)，而是將項目組安置在食堂旁用于HR新人培訓(xùn)的會議室，連網(wǎng)絡(luò)都需臨時布置。在實際協(xié)作中，只要不在同一棟樓、無法通過樓梯或電梯快速抵達(dá)，都應(yīng)視為“遠(yuǎn)離”，時間成本不容忽視。日常交流多依賴QQ與電話，效率低下。
2. 辦公設(shè)備嚴(yán)重不足
除信息部同事外，關(guān)鍵用戶大多沒有移動辦公設(shè)備。進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)與測試時，只能使用多年前淘汰的臺式機(jī)，不僅啟動困難、運行緩慢，且配置極低（如賽揚雙核處理器、512MB內(nèi)存），嚴(yán)重影響工作效率與體驗。
3. 關(guān)鍵用戶未能真正“關(guān)鍵”
除財務(wù)2人、采購1人外，其余關(guān)鍵用戶均為“兼職”狀態(tài)。無論項目是否需要，他們始終在原部門工作，僅在有需求時才被臨時叫來溝通。導(dǎo)致這些用戶對系統(tǒng)流程缺乏了解，甚至基本操作都不熟悉，嚴(yán)重制約項目推進(jìn)與知識轉(zhuǎn)移。
